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La conception correcte de la stratégie d’achat peut non seulement favoriser la performance du département, mais aussi aider à le positionner comme un élément stratégique pour atteindre les objectifs globaux de l’organisation.
Avec une stratégie claire, un plan d’action et une organisation achats mesurables, les résultats obtenus sont bien meilleurs qu’une organisation sans. La stratégie d’achat peut être définie comme : « un plan visant à optimiser les dépenses externes, les opérations d’approvisionnement et d’autres contributions précieuses d’une manière qui soutient et se conforme à la stratégie globale de l’entreprise »
La stratégie favorise les liens avec les principales parties prenantes de l’entreprise en définissant clairement les objectifs et les initiatives pour les atteindre. Par conséquent, chaque stratégie est différente et dépend des facteurs suivants : l’état actuel de l’organisation d’achats, la vision de l’entreprise pour l’industrie, les conditions actuelles du marché, les actions mises en œuvre et, surtout, l’entreprise stratégique de l’organisation d’achats.
Les 3 éléments les plus importants d’une stratégie d’achat
Il existe 3 éléments importants pour une stratégie d’achat réussie. Ces éléments sont :
- Qu’elle existe formellement
- Qu’elle se concentre sur les bons éléments
- Qu’il existe un processus pour la transformer en réalité et mesurer son degré de réussite.
Dans une publication intitulée « Creating an Effective Procurement Strategy », la société ProcureAbility recommande cinq étapes pour créer une stratégie d’achat efficace.
Les étapes de la conception d’une stratégie d’achat
La première étape consiste à comprendre où vous en êtes maintenant. Ces informations proviennent de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisation et serviront de base pour comprendre les progrès et le statut futur.
Certains indicateurs de l’efficacité actuelle pourraient être :
- Coût d’achat par dollar dépensé
- Coût d’achat par employé
- Durée du cycle d’achat
- Budget par employé
- Utilisation de la technologie
- Conditions de paiement
Il sera également nécessaire d’utiliser certaines mesures associées à la valeur, dont certaines peuvent inclure :
- Dépenses totales contrôlées
- Pourcentage de conformité au contrat
- Total des économies
- Aspects liés aux achats écologiques
- Retour sur investissement dans les achats
- Couverture de la catégorie
Dans le cadre de l’examen de la situation actuelle, il est nécessaire d’obtenir un retour d’expérience des utilisateurs internes sur leur expérience de travail dans le domaine. Cette approche doit être complétée par une comparaison avec les performances des leaders de l’industrie.
La deuxième étape consiste à déterminer ce qui est important pour l’ensemble de l’entreprise et en particulier pour la région. Il est important de documenter le lien entre les objectifs commerciaux et la stratégie d’approvisionnement. Par exemple, si une entreprise cherche à contrôler les coûts, le sourcing peut aider en réduisant les dépenses et en améliorant l’efficacité opérationnelle. Si l’objectif de l’organisation est l’innovation, l’approvisionnement peut favoriser la participation précoce des fournisseurs et les plans d’innovation.
Définir à quoi ressemble le succès est la tâche de l’étape 3. La stratégie n’est pas seulement une série de mesures d’amélioration, elle a également besoin d’une stratégie claire qui couvre tous les aspects du domaine, tels que : processus de travail, organisation, culture, technologie et infrastructure de soutien.
À l’étape quatre, développez les objectifs qui définissent le succès. Chaque initiative a un objectif et chaque objectif est aligné sur les objectifs de l’entreprise. L’objectif est de créer un tableau de bord pour suivre les performances.
L’application de la stratégie
Enfin, la stratégie doit être mise en œuvre, ceci peut être considéré comme la cinquième et dernière étape. La mise en œuvre est un mélange entre une science, ce qui a été utilisé pour construire le plan, et un art, ce qui doit être fait pour le mettre en œuvre. Voici quelques aspects à prendre en compte dans cette dernière phase :
- Des synergies doivent être recherchées avec d’autres initiatives et parties prenantes afin d’atteindre les objectifs le plus efficacement possible.
- Gérer les mises en œuvre comme des projets, en mesurant les progrès et en résolvant les obstacles.
- Si nécessaire, elle doit être soutenue par une initiative de gestion du changement afin de garantir un soutien adéquat.
- Les résultats doivent être communiqués périodiquement au reste de l’organisation.
L’autre document intitulé « Procurement Strategy Planning : Road map to results », du même cabinet, ProcureAbility, complète la vision d’une stratégie d’achat en nous montrant comment fonctionne un écosystème pour la définition de la stratégie.
ProcureAbility indique que 40% des organisations réalisent leur stratégie annuellement, 22% ne le font pas, 19% le font tous les 2 ou 3 ans, et 19% le font de manière informelle selon les besoins.
Le fait d’avoir une stratégie présente d’autres avantages collatéraux, car lorsque les progrès sont visibles, l’amélioration continue est encouragée, de meilleurs résultats sont obtenus et les employés sont motivés. Il est donc fortement recommandé d’établir une stratégie efficace, que ce soit grâce à une équipe spécialisée en interne ou des consultants en achat.
