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Dans une entreprise, la fonction achats représente un enjeu de taille pour la compétitivité et le positionnement sur le marché. Elle englobe tous les processus visant à s’approvisionner en biens ou services nécessaires à la chaîne de production. La fonction achats joue donc un rôle déterminant qui a un impact sur l’ensemble des activités de la société.
La supply chain, ou chaîne d’approvisionnement, désigne fondamentalement les étapes liées à l’achat, à la production et à la distribution. Elle se compose donc de différents flux, pouvant être physiques, administratifs ou d’information.
Dans une supply chain, l’enjeu principal consiste à gérer, contrôler et optimiser ces flux, pour garantir la plus grande fluidité à l’intérieur du cycle de la chaîne d’approvisionnement.
Avec la pandémie mondiale, de nombreuses entreprises ont dû revoir leurs priorités en termes d’objectifs, pour se focaliser sur la continuité des activités, au lieu de s’arrêter sur l’efficacité et la réduction des coûts. Dans ce cadre, une étroite collaboration entre la fonction achat et la supply chain est devenue indispensable, même si les processus demeurent parfois fragmentés.
Qu’est-ce que la fonction achats et quels sont ses enjeux ?
La fonction achats désigne l’ensemble des tâches qui visent à approvisionner l’entreprise en matières premières, biens ou composants nécessaires à la production. Les livraisons doivent respecter les délais fixés, et les produits achetés doivent être conformes au cahier des charges, que ce soit en termes de qualité que de quantité.
Les enjeux de la fonction achats sont nombreux, et revêtent une importance stratégique pour l’entreprise, aussi bien sur le plan financier que commercial.
Au niveau financier, la politique des achats a une influence directe sur les coûts des matières premières ou des composants, ce qui impacte la marge de bénéfice et donc contribue à la rentabilité de la société. La fonction achats peut également être appréhendée sur le plan commercial, car elle permet d’éviter les ruptures de stock, et de s’approvisionner en produits de bonne qualité.
Sur le plan stratégique, la compétitivité de l’entreprise sur le marché est conditionnée par la mise en place d’une politique efficace pour la gestion des achats.
Quelles sont les tâches d’un responsable des achats ?
Les principales tâches liées à la fonction achats sont liées à la recherche, au choix et à l’évaluation des fournisseurs.
Pour sélectionner les meilleurs fournisseurs, les responsables du service achats dressent leurs besoins en termes de composants ou de matières premières, et établissent un cahier des charges qu’ils transmettent aux fournisseurs. Les critères de choix varient en fonction de la nature de l’achat à réaliser, des délais escomptés, de la qualité des produits à acquérir et des conditions de garantie spécifiées dans le contrat d’achat. Le choix s’effectue alors après une évaluation et un classement des fournisseurs, qui sont établis en fonction de leur capacité à répondre aux besoins spécifiés dans le cahier des charges.
Le débat qui ne cesse de se poser est de savoir si l’entreprise doit réaliser elle-même certaines tâches, ou si elle doit les sous-traiter chez les fournisseurs. L’enjeu dans ce cadre est de trouver le meilleur équilibre entre la qualité et le coût des prestations. Quelle que soit la stratégie adoptée, il est intéressant de noter que les fournisseurs font souvent partie intégrante de l’activité de l’entreprise, car la chaîne de production doit être réactive, afin de préserver la compétitivité de la société.
En instaurant des relations étroites, grâce à un système efficace d’échange d’informations, il devient plus facile de réagir rapidement aux requêtes des clients, et de prévenir les fournisseurs des commandes passées par l’entreprise.
Qu’est-ce que la supply chain ?
La supply chain, ou chaîne d’approvisionnement, représente l’enchaînement des tâches liées à l’approvisionnement, à la production et à la distribution des marchandises produites. A ne pas confondre avec la chaîne logistique, la supply chain comprend les flux physiques, d’informations, administratifs et financiers. La politique de gestion de ces flux constitue l’enjeu principal de la chaîne d’approvisionnement.
La supply chain désigne l’ensemble des phases suivies par un produit, depuis sa création jusqu’à sa livraison chez le consommateur final. Cette chaîne s’impose aujourd’hui comme un nouveau concept qui permet de faire collaborer un ensemble d’acteurs, dans le but d’améliorer la compétitivité de l’entreprise face à la concurrence.
Notion moderne et innovante, la chaîne d’approvisionnement regroupe de nombreux professionnels tels que les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires logistiques, les producteurs, les usines ou les clients.
Il s’agit d’une chaîne complète, décrivant un processus complexe avec plusieurs flux qui doivent être gérés, contrôlés et régulés, en utilisant des outils adaptés. Il existe en effet de nombreux logiciels spécifiques permettant d’assurer une meilleure productivité, une efficacité, une rentabilité, ainsi que la satisfaction des clients et le respect de l’environnement.
La réussite de la supply chain est conditionnée par une gestion efficace des trois flux physique, financier et d’information, qui composent le processus. Ainsi, toutes les fonctions internes et externes, qui entrent en jeu depuis la création d’un produit jusqu’à sa livraison, sont regroupées dans ce processus qu’est la chaîne d’approvisionnement.
Fonction achats et supply chain, mêmes défis, mêmes missions
Grâce aux nouveaux outils numériques, toujours plus performants, les processus liés à l’achat et à la chaîne d’approvisionnement sont appréhendés d’une manière plus globale, avec une meilleure visibilité sur la globalité des transactions. La réunion de la fonction achats et de la supply chain offre une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise, car ces deux concepts travaillent finalement selon des objectifs communs.
La supply chain est en effet responsable de la livraison des produits vers les clients dans les délais impartis, tout en respectant les normes de qualité requises. Pour cela, chaque étape de la production doit disposer des ressources nécessaires à sa réussite. Or, les défis sont toujours plus nombreux et ambitieux, avec la volonté des entreprises de se développer à l’international, de personnaliser l’expérience client et d’externaliser certains services.
Face à ces nouveaux défis, la supply chain est contrainte de se renouveler, en adoptant une méthodologie plus collaborative qui la rapproche davantage de la fonction achats. Ces deux concepts se rejoignent en effet autour d’un certain nombre de missions communes et d’objectifs identiques.
Ainsi, la fonction achats, aussi bien que la supply chain, se doivent d’optimiser les délais de livraison, de distribuer des produits conformes aux spécifications, et de réduire les coûts, tout en respectant les contraintes écologiques. Tous ces objectifs sont plus facilement atteints grâce à une étroite collaboration entre la fonction achats et la supply chain, qui se traduit concrètement par une plus grande réactivité des achats, pour accompagner la supply chain dans l’évolution de ses processus.
La fonction achats doit s’adapter aux nouveaux besoins de la supply chain, comme une extension de marché vers l’étranger, nécessitant par exemple l’acquisition de nouveaux composants, ou des emballages plus adaptés. Cette capacité à réagir rapidement est une clé primordiale de la compétitivité de l’entreprise dans son environnement commercial et de sa performance globale.
Par ailleurs, une coordination sans faille doit être mise en place entre les deux processus, pour impliquer les fournisseurs dans une dynamique de production « juste à temps » et de réduction des stocks de produits finis.
L’optimisation des flux, un enjeu commun à la fonction achats et à la supply chain
La stratégie d’optimisation de la supply chain, comme pour les achats, repose essentiellement sur une gestion réussie des flux physiques, financiers et d’informations.
Les flux physiques concernent les échanges de produits et marchandises entre fournisseurs et autres acteurs de la chaîne. Les flux d’informations sont liés aux commandes des clients et au suivi des livraisons, alors que les flux financiers sont en rapport avec les formalités administratives des règlements.
C’est la capacité à optimiser et à piloter ces échanges qui fait la qualité du management de toute la chaîne, et qui crée une synergie entre la fonction achats et la supply chain. L’information et les données qui transitent doivent être normalisées, pour permettre au service achats d’orienter sa stratégie vers une nouvelle prévision de ventes, l’ouverture sur un nouveau marché ou le lancement d’un nouveau produit.
Dans l’autre sens, le service achats doit transmettre à la supply chain toute information concernant une nouvelle technologie qui pourrait améliorer la production, ou un éventuel fournisseur capable de livrer des composants innovants.
Adopter les mêmes référentiels, pour améliorer la collaboration
La fonction achats et la supply chain doivent adopter certaines méthodologies communes, pour une coopération encore plus efficace. Pour cela, la première condition est d’avoir des outils informatiques qui peuvent interagir entre eux.
Par ailleurs, la réussite du management de la supply chain ne peut se concrétiser sans la mise en place d’un certain nombre de bonnes pratiques communes, comme la définition des critères de choix des fournisseurs, ou le partage d’une plateforme commune pour traiter les réclamations clients.
Ce sont les objectifs stratégiques de l’entreprise qui définissent et tracent cet engagement conjoint entre les deux processus, garantissant la continuité de la chaîne et la performance globale de l’entreprise.
Une fonction achats collaborative, pour anticiper les besoins de la supply chain
En réalisant une modélisation complète de la supply chain, les équipes donnent au service achats une visibilité lui permettant de détecter les problèmes et d’anticiper les besoins en matière d’acquisition de composants ou de capacités logistiques.
Cette proactivité constante est un des leviers qui favorise l’optimisation des coûts et des dépenses de l’entreprise, qui sont en grande partie liées aux achats. Cette vision plus globale de l’ensemble des départements contribue à mettre en place un processus d’analyse prédictive plus efficient et plus fiable.
